মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের সরকারি ভ্রমণ ব্যয়ের বিল দাখিল ও অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। নতুন নির্দেশনায় ভ্রমণ ব্যয়ের বিলের সঙ্গে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ও প্রমাণক সংযুক্ত করা, নির্ধারিত সময়ের মধ্যে অগ্রিম অর্থ সমন্বয় এবং বিলের তিনটি সেট দাখিলসহ বেশ কয়েকটি বিষয় বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে গত ৩ সেপ্টেম্বর এ বিষয়ে একটি পরিপত্র জারি করা হয়। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোকে নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী ভ্রমণ ব্যয়ের বিল প্রস্তুত ও দাখিল করতে বলা হয়েছে।
ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয়ের বিল দাখিল
পরিপত্রে বলা হয়েছে, মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা সরকারি কাজে দেশের ভেতরে এবং বিদেশে ভ্রমণ করেন। ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করতে হবে।
বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে। আর অভ্যন্তরীণ ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ কর্তৃক জারি করা অফিস আদেশের কপি দিতে হবে।
টিকিট, বোর্ডিং পাস ও হোটেল বিল দিতে হবে
যানবাহন ভাড়ার ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট জমা দিতে হবে। বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে বিমানের টিকিটের পাশাপাশি বোর্ডিং পাসও সংযুক্ত করতে হবে।
এ ছাড়া অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচিও দিতে হবে। আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি বা প্রয়োজনীয় প্রমাণক দাখিল করতে হবে।
বৈদেশিক ভ্রমণের ব্যয়ের ক্ষেত্রে বাংলাদেশি টাকার পাশাপাশি সংশ্লিষ্ট বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হারসংক্রান্ত বিবরণী দিতে হবে। অন্যান্য খরচের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ভাউচার বা প্রমাণক সংযুক্ত করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।
অনুমোদিত সময়ের বেশি ভ্রমণে লাগবে নতুন অনুমোদন
সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপে যে ভ্রমণকাল উল্লেখ থাকবে, তার চেয়ে অতিরিক্ত সময় কেউ সরকারি কাজে ভ্রমণ করলে পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।
অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রেও অর্থ বিভাগের সর্বশেষ জারি করা নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।
এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয়
নতুন নির্দেশনায় অগ্রিম অর্থ নিয়ে সরকারি ভ্রমণের ক্ষেত্রে সময়সীমাও নির্ধারণ করে দেওয়া হয়েছে। ভ্রমণ শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে।
আগের ভ্রমণের অগ্রিম বিল সমন্বয় না করা হলে পরবর্তী ভ্রমণের জন্য অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না। নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের জন্য প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের বিল দাখিল করার নির্দেশও দেওয়া হয়েছে।
জমা দিতে হবে বিলের তিন সেট
পরিপত্র অনুযায়ী, মূলকপিসহ ভ্রমণ ব্যয়ের বিলের মোট তিনটি সেট জমা দিতে হবে। বিলের সব ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত হতে হবে।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সংশ্লিষ্ট শাখা জানিয়েছে, যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমেই পরিপত্রটি জারি করা হয়েছে। এতে স্বাক্ষর করেছেন মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন।
পরিপত্রটি সব সিনিয়র সচিব ও সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব, মন্ত্রিপরিষদসচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা, হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা (ডিডিও) এবং সংশ্লিষ্ট আইসিটি কর্মকর্তার কাছে পাঠানো হয়েছে।
এ ছাড়া মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটের পরিপত্র বক্সে নির্দেশনাটি আপলোড করার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতেও সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে বলা হয়েছে।
স্বদেশ প্রতিদিন/এস পি
